Daten- und Dokumente ablegen und finden

In manchen Fällen kann es bereits einen enormen Effekt haben, wenn die Speicherung von Daten und Dateien einer nachvollziehbaren Logik folgt und gut strukturiert ist. Um Dokumente auffindbar zu machen, kann es, insbesondere in größeren Organisationen, sinnvoll sein, eine Suche nach Schlagworten oder gar nach Inhalten zu ermöglichen. In der Regel wird dies jedoch eher bei der Suche nach neuen Wissensinhalten einen hohen Nutzen haben. Im Rahmen von group ware oder community of practice ist auch das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten möglich. Es gibt Dokumentenmanagementsysteme, die den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments wiedergeben und verwalten und auf diese Weise die Rechtsverbindlichkeit eines Dokuments anhand der Versionskontrolle regeln. Für große Unternehmen mit einem großen Aufkommen an Dokumenten kann dies durchaus lohnenswert sein, beispielsweise hat die Freshfield-Bruckhaus-Deringer Anwaltssozietät, die ein weltweites Netz von Anwaltskanzleien unterhält, mit solchen Systemen Wettbewerbsvorteile erwirtschaften können. Allerdings griff man hier auf semantische Netzte zurück, d.h. „anstelle einer Volltextsuche wird ein so genannter Thesaurus, d.h. ein kontrolliertes Vokabular, dessen Begriffe durch Relationen miteinander verbunden sind, verwendet. Die Relationen werden in der Web-Oberfläche durch Links repräsentiert und können zur Navigation verwendet werden. Dieses Vorgehen zeichnet sich bei dem strukturierten Vorgehen der Anwälte durch eine hohe Effizienz aus“ (Forschungsgruppe IKM, SYSEDV, TU Berlin, 2006, S. 32). Mit dem semantischen Netz ist es möglich, nicht nur nach Schlagworten, sondern nach Inhalten bzw. Bedeutungen zu suchen. Das semantic web könnte die Zukunft des Internets darstellen und damit dazu beitragen, dass mit Hilfe dieser intelligenten und lernfähigen Technologie Suchanfragen tatsächlich in Form von Fragen gestellt und mit „echten“ Antworten beantwortet werden könnten. Sollte diese Technik eines baldigen Tages für Unternehmen und soziale Organisationen nutzbar und erschwinglich sein, könnte sie das InformationsManagement und WissensManagement revolutionieren.

-- SabineMoritz - 16 May 2011